اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بـ "الصناعات الحرفية"

الموضوع في 'مركز البُريمِي للأخبَار المَحَلية و العَالميةّ' بواسطة [ود], بتاريخ ‏8 سبتمبر 2011.

  1. [ود]

    [ود] ¬| رُوحٌ مُحلِّقَة بَين أسْرآبِ الأمَل ✿ ،

    عائشة السيابية:النظام يتصف بالشمولية والدقة في الحصول على البيانات
    اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بـ "الصناعات الحرفية"
    كتب ـ هاشم الهاشمي:
    اعتمدت معالي الشيخة عائشة بنت خلفان السيابية رئيسة الهيئة العامة للصناعات الحرفية الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها ، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم ( 60/2007).
    وقالت معالي الشيخة عائشة بنت خلفان السيابية رئيسة الهيئة العامة للصناعات الحرفية في تصريح للصحفيين : إن هذه الاتفاقية تأتي لتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات لنظام الهيئة العامة للصناعات الحرفية من خلال توثيق كافة الوثائق الخاصة بالهيئة وسيسهل هذا النظام بشكل كبير للوصول إلى البيانات والوثائق الخاصة بالهيئة بمحتوياتها الأربعة ، مشيرة إلى أن الهيئة اعتمدت على عدة أجزاء في نظامها لتصنيف الوظائف منها الرعاية والتدريب وتطوير الحرف ومسابقة الإجادة التي كان لها دور في الوثائق.
    وقالت : إن هذا النظام سيخدم القائمين في الهيئة العامة للصناعات الحرفية لحفظ الوثائق بشكل دقيق ، مشيرة إلى أن النظام يتصف بالشمولية والدقة ويتصف وقابليته للتمدد بحيث أن الموظف في الهيئة يستطيع الحصول على البيانات في أسرع وقت ممكن وهذا سيزيد من إنتاجية العمل بالهيئة .
    وقالت : إن الهيئة شكلت لجنة للوثائق والمحفوظات وتقوم بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بتصنيف نوعية الوثائق في الهيئة وتقسيماتها الرئيسية والفرعية ومن ثم يتم التدرج من التقسيمات الأساسية والتي تندرج منها مجموعة من الأقسام الفرعية حسب نوعية الوثيقة الموجود في الهيئة وصنفت الهيئة على أنها رعاية وتدريب وكذلك تطوير الحرف وتسويق ومعارض واستثمار حرفي ومن هذه العناوين الرئيسية تم تصنيفها أيضا إلى عناوين فرعية كسندات صرف ودعم للحرفيين وشؤون إدارية منها الموارد البشرية والتأثيث وغيرها الكثير منها.
    وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال حيث يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها،كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى .
    ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
    وعلى هذا الأساس يمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي ، وفي هذا الصدد قامت الهيئة العامة للصناعات الحرفية بإنشاء قسم للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات بالهيئة.
    وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ سيعمل قسم الوثائق بالهيئة وبالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
    تجدر الإشارة إلى أنه سيتم قريبا اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى كوزارة التجارة والصناعة ووزارة التربية والتعليم .


    الوطن / الخـــميــس 9 من شوال 1432هـ . الموافق 8 من سبتمبر 2011
     
  2. ◊ٌ κ ɪ α й

    ◊ٌ κ ɪ α й ¬°•| مشرفة سابقة |•°¬

    شكرا على الخبر
     

مشاركة هذه الصفحة