الأحد, 28 مارس 2010 16:12 المدير
اتصالات إدارية فعالة
تعتمد مؤسسات وهيئات القطاع العام والخاص على نظام يدوي تقليدي في متابعة و معالجة البريد الوارد والصادر، ويترتب على ذلك مشكلات عدة كفقدان المعاملات وتراكمها وعدم القدرة على المتابعة الفعّالة.
قمنا بتطوير نظام مراسلات لمعالجة البريد الوارد والصادر بأشكاله المختلفة (ورقي وإلكتروني).مراسلات يُسهّل العمل ويُقلّص الجهد المبذول في متابعة البريد من خلال الاستفادة من بيئة عمل متكاملة.
مراسلات يقدم للمستخدمين حلول تمكنهم من الوصول إلى معلومات القيود المسجلة وجميع الإجراءات التي تمت عليها، وذلك لتسريع عملية
اتخاذ القرار والوصول إلى المعلومة المطلوبة.
مراسلات يوفر الطرق اللازمة للتحديث والتطوير من خلال الاعتماد على قواعد البيانات المتعلقة بحركة المعاملات.
لقد تم تطوير نظام مراسلات بالاعتماد على آخر ما توصلت إليه تكنولوجيا المعلومات في مجال البرمجيات، للوصول إلى المعلومات المتعلقة بالمعاملات إلكترونياً ولحظياً، لتحسين الأداء والإنتاجية والمسؤولية.
من خلال استخدام مراسلات داخل المؤسسات العامة، سيتاح للمستخدمين تسجيل المعاملات الواردة وأرشفتها إلكترونياً، ومن ثم إرسالها إلى الجهة المختصة لمعالجتها واتخاذ الإجراء اللازم. إذا كان الإجراء يتطلب إنشاء خطاب رد، فإن النظام سيسمح بمتابعة هذا الخطاب داخلياً حتى لحظة صدوره.
أما إذا كان الإجراء لا يتطلب إنشاءاً صادراً، فإن النظام يسمح بتحويل المعاملة إلى الأرشيف، حيث يتم هناك تحديد ملف الحفظ لها ولمرفقاتها. ويتم كل ذلك بطريقة سهلة وإلكترونية
الجزئيات الرئيسية للنظام
يحتوي مراسلات على الجزئيات التالية:
البريد الوارد: تسجيل المعاملات الواردة وإعطاؤها رقماً وارداً.
البريد الصادر: تسجيل المعاملات الصادرة وإعطاؤها رقماً صادراً.
الأرشيف/مركز المعلومات: تصنيف المعاملات الواردة والصادرة وحفظها.
الأرشفة و المسح الضوئي: حفظ أصل المعاملات الواردة والصادرة واستعراضها.
نطاق العمل - المحرر: معالجة المعاملات الواردة وشرحها.
الإحالات: الإرسال والتنقل الإلكتروني للمعاملات بين الموظفين والإدارات المختلفة.
البحث: البحث عن جميع المعاملات الواردة والصادرة واستعراض بياناتها، وذلك باستخدام معايير بحث مختلفة.
التقارير: استعراض كافة التقارير العامة والإحصائية المتعلقة بالمعاملات الواردة والصادرة.
إدارة النظام: التحكم بالصلاحيات المختلفة وكافة المتغيرات المتعلقة بالنظام
بعض خصائص النظام:
رمز التشفير
مع خاصية رمز التشفير المستخدمة في مراسلات، ستتمكن الجهة المستفيدة من النظام من طباعة ملصق رمز التشفير للمعاملات الواردة والصادرة وأية مرفقات تابعة لها، وذلك للتعرف على المعاملة بصرياً و إلكترونياً، حيث يتم تتبع حركة المعاملة الورقية بين الموظفين
والإدارات لحظياً.
الربط
يساعد مراسلات في عملية ربط المعاملات المتعلقة بموضوع معين مع بعضها البعض، حيث يسمح النظام بعمليات ربط متعددة منها:
- إجابة: يقوم النظام بعملية ربط المعاملة الواردة كإجابة لصادر معين سابق.
- تعقيبي: يقوم النظام بربط صادر مع رقم صادر سابق.
- إشارة أو إلحاقي برقم قيد: يقوم النظام بربط المعاملة الواردة مع رقم وارد سابق.
- إشارة أو إلحاقي برقم الصادر: يقوم النظام بربط المعاملة الواردة مع رقم صادر سابق.
سوف تسمح خاصية الربط بمعرفة جميع المعاملات التي لها علاقة بقيد وارد أو صادر معين، بطريقة سهلة وعملية.
سجل حركات المعاملات
يقوم مراسلات بحفظ سجل تفصيلي لجميع عمليات الاستعراض والتعديل والطباعة والإجراءات والإحالات التي تتم على المعاملة منذ لحظة دخولها على النظام، وذلك لإعطاء صورة كاملة عن حركة المعاملة وتعزيز مبدأ الشفافية والمسؤولية.
المسح الضوئي
مع خاصية المسح الضوئي المتوفرة في مراسلات، يتمكن المستخدم من حفظ صور إلكترونية عن الخطابات الواردة والصادرة وأية مرفقات تابعة لها بكل سهولة، حيث تمكن هذه الخاصية من الاطلاع على المعاملات إلكترونياً بطريقة منظمة و عملية.
مراسلات يسهل العمل على حركة البريد من خلال الخصائص التالية:
• أُطر عمل تعتمد على مواصفات قياسية
• قاعدة معلومات مركزية
• نظام أمان فعال وسهل التطبيق
• شاشات استخدام سهلة وقابلة للتعديل
• نظام بحث متقدم
• نظام مسح ضوئي سهل الاستخدام
• إمكانية تحرير المعاملات مع إتاحة الربط بالتطبيقات المكتبية من ميكروسوفت
• إمكانية إدارة النظام مركزياً واستخراج التقارير ومعرفة إجراءات المعاملات
• إمكانية تفعيل أو تعطيل خصائص النظام بناءاً على متطلبات الجهة المستفيدة منه
الفائدة للمستخدمين:
زيادة الإنتاجية
- زيادة سرعة الرد على المعاملات الواردة.
- يتيح الاطلاع على مسار العمل المتعلق بالمعاملات.
- القدرة على التعامل مع عدد غير محدد من المعاملات عن طريق نظام مؤتمت، مما يساعد على تقليل الأخطاء البشرية.
- تكاليف تشغيل منخفضة
- يتعامل مع عدد كبير من المعاملات.
- يقلل من الوقت المستنفد في معالجة المعاملات، مما يساعد على تقليص التكاليف والوقت.
- زيادة الفعالية والإنتاجية
- يقلل من الوقت الضائع في متابعة المعاملات، وذلك عن طريق الاعتماد على نظام إلكتروني لإرسال المعاملات وإحالتها.
- الحصول على المعلومات المتعلقة بالمعاملات وإحالتها بشكل فوري.
- يضمن أن يتم انتقال المعاملات ومعالجتها بوقت سريع ومنتظم
بعض شاشات النظام:
