سعود الظاهري
:: إداري سابق ومؤسس ::
قبل أن نبدأ فى وصف الوظائف:
قبل ان يبدأ من يكلف بوضع وصف الوظائف فى اعدادها يجب ان يقوم اولا بتحليل الوظائف لكى يتعرف على كل التفاصيل التى تتعلق بالوظائف ولكى يتسنى له ذلك يجب اولا دراسة ما يلى:-
3/ 1 الهيكل التنظيمي التفصيلي
يجب ان يتحرى عن مدى التمسك بتطبيق الهيكل التنظيمي الرسمي الموضوع علي الورق والاختلافات الموجودة في الواقع عما هو موضوع او معتمد.
بمعنى الوصول الى informal organization فكثيرا ما نجد ان الواقع يختلف عما هو ثابت في الثائق لاسباب تتعلق بدورة العمل او طبيعته او السمات الشخصية للقائمين عليه او الظروف المستجدة التي لم يصاحبها تعديل في الهيكل التنظيمي ليواكب هذه الظروف...... وما الي ذللك من اسباب .
والوصول الي الهيكل التنظيمي الواقعي غالبا ما ينتج عنه اقتراح بتعديل الهيكل التنظيمي المعتمد خاصة اذا ما كان هذا الهيكل الواقعي يعتمد علي اسباب موضوعية تتعلق بنظام العمل .
3/2 القواعد والقوانين واللوائح والنظم التي تحكم العمل في المنشاة او الشركة وحدود السلطات المخولة للمستويات الوظيفية المختلفة
3/ 3 الدورات المستندية:-
فى هذا أيضا يلزم التحقق من مدى تطبيق الدورات المستندية التى تبنيها الوثائق الرسمية، فلعل كثيرا من التعديلات قد ادخل على الدورات المستندات من خلال تطبيقها و بذلك اختلفت اختصاصات الادرات و الاقسام نتيجة لهذه التعديلات .
-3/4 النماذج المتداولة التى يستعملها الموظفون :-
و هذه النماذج تبين بوضوح، اذا ما كانت مصممة بشكل جيد، دورة العمل الحقيقية، و حدود مسئولية الوظائف بالادرات و الأقسام.
-3/5 الظروف المحيطة باداء العمل
و هنا يلزم للقائم بالوصف ان يزور مواقع العمل ليقف على الظروف التى تؤدى بها الأعمال و من هذا لعله يكتشف بعض مما يلى :-
أ- ما يتعرض له العاملين من مخاطر المهنة
ب- طبيعة الأدوات و المعدات المستخدمة
ج- سير دورة العمل و مدى القدرة الانتاجية الحقيقية و امكانيات تطويرها اذا ما اعيد النظر فى هذه الدوره .
د- المسؤليات الفعلية لشاغلى الوظائف.
و مما لاشك فيه ان نجاح عملية وصف الوظائف يعتمد على القدرة فى تحليل نتائج فحص الوثائق السابقة و التى تسلتزم خبرة خاصة فى الوصول الى حقائق من شأنها أن تجعل من عملية وضع وصف الوظائف فى حد ذاتها وسيلة لتطوير الاداء.
4-دراسة وتحليل الوظيفة:
4\1 يلزم هنا مقابلة الموظف او العامل و عمل استقصاء معه حول طبيعة العمل الذى يقوم به من حيث :-
4\1\1 الوجبات اليومية التى يقوم بها والوجبات الموسمية و الوجبات الدورية والوجبات العارضة التى قد يكلف بها .
4/1/2 الادوات والمعدات التى يستخدمها فى عمله او السجلات والنماذج التى يتعامل معها.
ويصاحب هذه المقابلة تدوين لكل ما يدور فى استمارة الاستقصاء
4\1\3 اتخاذ القرار
أ- ما هى القرارات التى يمكن للقائم بالوظيفة اتخذها دون الرجوع
الى رئيسه
ب- ما هو تأثير هذه القرارات على نواحى العمل المختلفة من أفلراد وعمليات ؟
4/1/4
أ – ما عدد العاملين الذين يشرف عليهم الموظف اشرافا مباشرا مع تحديد وظائفهم ومدى هذا الاشراف ؟
ب- ماهى درجة الاشراف التى يخضع لها شاغل الوظيفة من رئيسه المباشر؟
4/1/5
ما هى مسئوليات شاغل الوظيفة فى كل من :-
أ- المواد المستعملة والخامات والمنتجات وقيمتها.
ب- الآلات والمعدات والأدوات.
ج – الأموال ( اعتماد – نقدى – سلفة مستديمة- أوراق مالية)
د- الملفات والسجلات والتقارير.
4/1/6 سرية المعلومات
هل تتضمن واجبات الوظيفة بيانات سرية تتعلق بالعاملين بالشركة وأعمال الشركة ؟ مع ذكرها بالتفصيل وايضاح أهمية كل منها ؟
4/1/7 الاتصالات
أ- اتصالات خارجية( عملاء- موردين – مكاتب استشارية)
ب- اتصالات داخلية مع الأدارات الأخرى داخل المنشأة.
4/1/8 المجهود البدني:
ا/ما هي اوجه النشاط البدني التي يقتضيها اداء الوظيفة من القائم بها؟
ب/ما هي المدة تالتي تستغرقها اوجه النشاط البدني ومدي تكرارها؟
ج/هل يستلزم اداء الوظيفة مجهودا بدنيا غير عادي مثل رفع الاشياء او جذبها او دفعها؟مع ذكر نسبة الوقت الذي يقتضيه الموظف في بذل هذا المجهود؟
د/هل تقضي الوظيفة ان يكون القائم بها دائم اليقظة والانتباه مع التركيز حتي يمكنه تلافى الاخطاء ام تحتاج الى انتباه عرضى؟
4/1/9 ظروف العمل:
ماطبيعة ظروف البيئة المحيطة بالوظيفة وما تاثيرها علي القائم بها؟
ما نسبة الوقت الذي يقضيه القائم بالوظيفة تحت الظروف المذكورة بالنسبة لساعات العمل؟
4/1/10 المخاطر
أ- ماطبيعة الاصابات التى قد يتعرض لها القائم بالوظيفة وما مدى احتمال حدوثها؟
ب- هل هناك أمراض مهنية خاصة بأداء هذه الوظيفة ؟ وما مدى احتمال تعرض القائم بالوظيفة لها؟
4/2 مقابلة الرئيس المباشر لتوخى الحقيقة فى ما ذكره العامل .
4/3 لنا أن نلاحظ أن هناك أربعة احتمالات يظهرها الاستقصاء:
أ- ان يكون الموظف واقعيا صادقا فيما يقول .
ب- أن يكون الموظف مغاليا فى بيان نطاق أعماله.
ج- ان يكون الموظف مقللا من عمله محاولا التهرب من مسئولياته الحقيقية.
د- ألا يكون الموظف على دراية تامة بحدود وظيفته أو تأثيرها على زملائه من حوله نتيجة عيوب ادارية موجودة فى نطاق هذا العمل.
4/4
على القائم بالاستقصاء ان يحدد أى من الاحتمالات هى التى قابلها ويتحرى عندئذ حقيقة نطاق الوظيفة سواء من مقابلة الرئيس المباشر أو مقابلة الزملاء داخل نطاق هذا العمل أو مقابلة مقابلة الزملاء فى أقسام اخرى يتأثرون أو يؤثرون فى عمل هذا الموظف.
4- دراسة وتحليل مطالب الوظيفة:
5/1 المعرفة
أ- ماهو الحد الأدنى لمستوى التعليم اللازم لأداء واجبات الوظيفة؟
ب- هل تتطلب الوظيفة أن يكون القائم بها متخصصا , ومانوع التخصص ومدى ضرورته؟
5/2 الخبرة
أ- هل يجب ان تكون لدى القائم بالوظيفة خبرة معينة قبل ان يعهد اليه بها وما نوعها ؟
ب- ماهى المدة اللازمة لاكتساب هذه الخبرة واين يمكن الحصول عليها؟
5/3 التدريب
أ- اذا كان شاغل هذه الوظيفة لديه التعليم والخبره السابق ذكرها قبل القيام بأداء هذه الوظيفة فما هى الأعمال التى يجب أن يدرب عليها قبل اسناد العمل اليه؟
ب- ماهى مدة التدريب اللازمة وأين يمكن الحصول علي هذا التدريب؟
5/4 القدرات الذهنية
هل تستلزم هذه الوظيفة صفات أو قدرات ذهنية مميزة ولماذا؟
5/5 الدقـــــــــــــــــــــــــة
هل يقوم شخص بمراجعة واجبات الوظيفة؟ هل تتم المراجعة فى مجملها أو تفاصيلها
اذكر الواجبات التى تم مراجعتها.
__________________
منقول