خبر زيارة فريق الاشراف الفني لفرز الوثائق لتعليمية البريمي

[أخبار البريمي]

كتبته: وفاء الزيدية
صوره: محمد الغافري
أقيم بمركز التدريب والانماء المهني بتعليمية البريمي ورشة عمل لفرز الوثائق، وذلك إثر زيارة فريق الاشراف الوزاري الفني لفرز الوثائق، وقدم الورشة الفاضل يحيى بن عمر الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بالوزارة، واستهدفت أعضاء فريق فرز الوثائق بالمديرية وأعضاء وموظفي قسم الوثائق بالمديرية، حيث هدفت زيارة الفريق إلى الاجتماع بالمدير العام ورئيس لجنة المتابعة لفرز الوثائق بالمديرية، والاجتماع مع فريق الفرز بالمحافظة لإيضاح المهام الجديدة للفريق والية العمل، والوقوف على مدى جاهزية المحافظة لبدء عملية الفرز من حيث توفر الأماكن والاحتياجات للفريق، وتدريب الفريق على عملية حصر الوثائق بالمخازن ومعرفة الوضع الوثائقي الحالي وأماكن الحفظ، وإيضاح الية ومراحل الفرز وترفيف الوثائق، وشرح طريقة تكشيف الوثائق بالتطبيق العملي واستخدام الاستمارات المعدة، وطريق تصنيف الوثائق حسب قانون جدول مدد الاستبقاء، وبالإضافة للتعريف بالية ادخال البيانات في القاعدة المعدة لذلك وتقنيات استخراج البيانات والتقارير منه، واستعراض الية اعداد الوثائق التي حان موعد اتلافها في معمل الاتلاف الامن للوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك من حيث الإجراءات الإدارية والمادية.
وتبرز أهمية مثل هذه الزيارة إلى تنمية قدرات الموظفين في مجال إدارة الوثائق وفق النظام العصري المعتمد لإدارة الوثائق والمحفوظات وذلك من خلال صقل مهاراتهم وترسيخ المبادئ الوثائقية لديهم نظريا وعمليا للارتقاء بالمستوى المهني وبالتالي رفع مستوى الأداء الوثائقي بشكل عام. حيث عمدت الورشة لتوضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة (مخازن الوثائق)، وكما استعرضت أيضا عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها لتشكل رصيدا علميا للباحثين والدارسين مستقبلا.