اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة السياحة

[زهرة الجوري]

اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة السياحة




بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية -
كتب ـــ زكريا فكري -
أعلن معالي أحمد بن ناصر المحرزي وزير السياحة امس عن اعتماد نظام تصنيف وجداول ومدد استبقاء للوثائق الخصوصية في وزارة السياحة والذي جاء بعد عمل دؤوب ودراسة مستفيضة قامت بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع المختصين بوزارة السياحة استغرقت عاما على اعتبار أن عمل وزارة السياحة يختلف عن عمل مختلف مؤسسات الدولة باعتبار ارتباطها بالخارج ، وأضاف معاليه انه تمت دراسة هذه الملفات تمهيدا للعمل بهذا النظام والآن تم اعتماده وسوف تعمل وزارة السياحة على تطبيقه في كافة تقسيمات الوزارة بتنسيق دائم مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كونها المرجع فيما يتعلق بهذا النظام”.
وكان معالي أحمد بن ناصر المحرزي وزير السياحة قد اعتمد امس نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بأن اعتماد هذا النظام في وزارة السياحة يأتي بعد جهود حثيثة وعمل متواصل للجنة الرئيسية لإعداد النظام بوزارة السياحة وتضم المختصين من قبل الوزارة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، موضحا بأن هذا النظام سيدخل حيز التنفيذ في وزارة السياحة بمجرد اعتماده وصدور قرار تطبيقه في سائر تقسيمات الوزارة.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة السياحة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ومن جهته قال مسعود بن ناصر الذخري مدير دائرة الوثائق بالوزارة “إن هدف الوزارة من تطبيق النظام هو بناء نظام عصري لإدارة الوثائق سواء كانت الخصوصية أو المشتركة الخاصة بالوزارة وتسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتميزها وتسهيل الرجوع إليها, كما أن الوزارة سعت جاهدة وفقا لما ورد بمنهجية العمل المعدة من قبل المعنيين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للوزارة من خلال تشكيل لجنة متابعة رئيسية برئاسة سعادة وكيلة الوزارة وعضوية مسؤولي المديريات العامة التخصصية ومدير دائرة الوثائق بصفته عضوا ومقررا، وتشكيل لجنة متابعة داخلية لإعداد نظام إدارة الوثائق بالوزارة تتكون من أخصائيي وفنيي الوثائق والمحفوظات بها، وتشكيل فريق الدعم الإداري والفني لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وكذلك تشكيل فرق العمل المشرفة على متابعة إنجاز العمل بالتقسيمات الإدارية التخصصية للوزارة” .
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الوزارة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام بالوزارة يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.