اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لوزارة التجارة والصناعة

الموضوع في ',, البُريمِي الاقتِصَادية ,,' بواسطة جعلاني ولي الفخر, بتاريخ ‏19 سبتمبر 2011.

  1. جعلاني ولي الفخر

    جعلاني ولي الفخر ✗ ┋ جًعًلٌأَنٌيِ وَلِيَ أُلّفّخِرَ أُلٌمًسًرًۇۈۉرً

    لتدعيم نجاح العمل الإداري وتحقيق الحفظ السليم للوثائق
    اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لوزارة التجارة والصناعة
    المرضوف السعدي: اعتماد النظام يأتي إيمانا بأهمية تنظيم وإدارة الوثائق بما يسهم في تنظيم مجريات العمل اليومي
    أحمد الميمني: نظام إدارة الوثائق يمثل الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات
    كتب ـ سامح أمين:اعتمدت أمس وزارة التجارة والصناعة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، والذي تم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
    اعتمد النظام من قبل وزارة التجارة والصناعة معالي الشيخ سعد بن محمد المرضوف السعدي وزير التجارة والصناعة وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
    وقال معالي وزير التجارة والصناعة حول اعتماد هذا النظام: ان اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية يأتي ايمانا من وزارة التجارة والصناعة بأهمية تنظيم وادارة وثائقها بما يسهم في تنظيم مجريات العمل اليومي للوثائق المتداولة في مكاتب العمل وحفظ الوثائق التي انتهت الإدارة من استخدامها وفق قواعد الحفظ السليم للرجوع إليها لأغراض التخطيط والمراجعة لمسيرة العمل في الوزارة.
    وأضاف: وفي هذا الصدد فإن الوزارة وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعمل على تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات وبموجب ذلك تشكلت اللجنة الرئيسية وفرق العمل وبالتعاون مع المختصين في الهيئة ودائرة الوثائق بالوزارة، فقد انجز هذا العمل وفق منهجية عمل واضحة وباعتماد هذا النظام ستقوم الوزارة بالتعاون مع الهيئة لتطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة.
    من جانبه قال سعادة أحمد بن سليمان الميمني وكيل وزارة التجارة والصناعة للشؤون الادارية والمالية وشؤون المناطق رئيس اللجنة الرئيسية لاعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية ان هناك العديد من الادوات الاجرائية لادارة الوثائق وتم العمل على 3 محاور الاول ما هي الخطوات الاجرائية التي يتم على اساسها تداول الوثائق والمحور الثاني الاجراءات التي يتم بموجبها حفظ هذه الوثائق اما المحور الثالث عن مدد الاستبقاء والتي تختلف من مستند إلى آخر فهناك وثائق مدة استبقائها سنة وهناك أخرى تمتد إلى 20 عاما.
    وأضاف ان نظام إدارة الوثائق الذي تم اعتماده ويتم العمل به اعتبارا من مطلع شهر ديسمبر القادم يمثل الركيزة الاساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال، كما انه يأخذ في الاعتبار المرونة، ففي حالة اندماج التقسيمات الادارية أو فصلها فإن النظام يسمح بإجراء التعديلات واعادة التنظيم.
    وتم الانتهاء من العمل على إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
    ويمكن بناء وتطبيق نظام إدارة الوثائق على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها ما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
    وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت وزارة التجارة والصناعة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات بالوزارة.
    وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
    وباعتماد هذا النظام بوزارة التجارة والصناعة يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة، وقريبا سيتم اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى حيث إن نظام إدارة وثائقها جاهزة وتمت مراجعتها بشكل نهائي.
     
  2. alshibli

    alshibli ¬°•| مراقب عام |•°¬ إداري

    ألف شكر ع الخبر ،،
     
  3. reemo_909

    reemo_909 ¬°•| ريـشة مبدعة |•°¬

    يسلمووووووووو ع الخبر
     

مشاركة هذه الصفحة