اعتماد الأدوات الإجرائية لإدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة مسقط

الموضوع في 'مركز البُريمِي للأخبَار المَحَلية و العَالميةّ' بواسطة بنت هلي, بتاريخ ‏13 جوان 2011.

  1. بنت هلي

    بنت هلي ¬°•| مُشرِفة سابقة |•°¬

    كتب ـ هاشم الهاشمي:

    اعتمد معالي السيد سعود بن هلال بن حمد البوسعيدي وزير الدولة ومحافظ مسقط صباح أمس بديوان عام المحافظة الأدوات الإجرائية لإدارة الوثائق الخصوصية بالمحافظة وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
    وقد تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
    وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تصريح لوسائل الإعلام : إننا نخطو بهذه الخطوات الحثيثة نحو تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات والذي صدر بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007م ومن خلال التنسيق والتعاون الكبير الذي نلمسه من كافة الوحدات الحكومية الذي تخضع لهذا النظام.
    وأضاف سعادته بأن الدعم الكبير واللا محدود الذي لمسناه مع كافة المسؤولين بمحافظة مسقط كان له الاثر الإيجابي لنجاح هذه المهمة وتطبيق منهجية العمل حيث اكتمل إعداد الوثائق والخصوصية للمحافظة واعتماد معالي السيد محافظ مسقط للأدوات الإجرائية من خلال إعداد نظام تصنيف متكامل ومدد استبقاء للوثائق والخصوصية بمحافظة مسقط.
    وقال الضوياني: لقد كان لهذه الثمرة والجهود هذا النجاح وهو يتواصل من خلال التنسيق مع مختلف الجهات الحكومية، مشيرا سعادته إلى أن الهيئة تعمل مع 20 جهة حكومية حاليا وهناك جهات رسمية أخرى جاهزة لاعتماد هذا النظام.
    وأكد الضوياني بأنه سيتبع بعد هذا الاعتماد استصدار قرار من معالي السيد محافظ مسقط حول تطبيق هذا النظام وستقوم الهيئة بإعداد برنامج تدريبي للمختصين بدائرة الوثائق والمعنيين عن الوثائق في مختلف تقسيمات المحافظة لإعداد دورة تدريبية حول آلية تطبيق هذا النظام وفتح الملفات والحافظات بالنظام الجديد وإسناد نظام التصنيف، كما تم تسليم نسخة الكترونية متكاملة لهذا النظام، حيث تم الاعتماد على الوثائق الالكترونية، وأيضا فيما يتعلق بنظام الوثائق الورقية معربا سعادته عن انجازات هذا النظام في محافظة مسقط ونحن أسعد أن ننجز هذا النظام في بقية الجهات الأخرى وهذا العمل ينطلق من خلال اختصاصات ومهام الهيئة انطلاقا من خلال تطبيق قانون الوثائق.
    وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق وتسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
    ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
    وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي وفي هذا الصدد قامت محافظة مسقط بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات المحافظة.
    وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالمحافظة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
    ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق و الملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
    وباعتماد هذا النظام بمحافظة مسقط يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة، وقريبا سيتم اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى حيث أن نظام إدارة وثائقها جاهزة وتمت مراجعتها بشكل نهائي كوزارة التربية والتعليم، أما بالنسبة للأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية لمحافظة مسقط فإنها تشمل على جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها وتخص هذه الأدوات الملفات والوثائق الخصوصية التي تنشئها أو تتحصل عليها التقسيمات الإدارية التخصصية للمحافظة أثناء القيام بأنشطتها والموزعة بين ديوانها العام من ناحية والولايات التابعة لها من ناحية أخرى.
    [/SIZE][/COLOR][/SIZE][/CENTER]
     
  2. ANGELOO

    ANGELOO ¬°•| مُشْرِفَ سابق |•°¬

    شكـــرا على الطرح
    :approved:
     
  3. بنت هلي

    بنت هلي ¬°•| مُشرِفة سابقة |•°¬

    تسلم لمرورك​
     
  4. Queen Love

    Queen Love ✗ الفريق التطويري الأعلامي ✗

    يسلموو خيتو ع الخبر
     
  5. العزاني

    العزاني ¬°•| مجموعة تفاعل لأجل البريمي|•°¬

    خبر حلو بصراحه

    يعني بيفتكون من الارشفه العاديه
     

مشاركة هذه الصفحة